Administración de Contenido: Enterprise Content Management (ECM) o Gestión del Contenido Empresarial
Pocos fabricantes ofrecen soluciones estables, escalables y robustas.
Las tecnologías de Enterprise Content Management (ECM), o Gestión del Contenido Empresarial, surgieron como un medio para gestionar, organizar, preservar y almacenar todo tipo de datos corporativos, desde contenidos estructurados y no estructurados a imágenes y automatización de procesos. Estas soluciones de ECM apoyan en la administración del ciclo de vida completo de la información conformando un Repositorio Corporativo Unificado, mismo que esta encargado de proveer inalterabilidad a los datos así como garantizar la seguridad de acceso a los mismos.
Las plataformas de ECM ayudan a crear una capa especializada de flujo de información la cual cubre la la entrega, captura, administración, preservación y automatización de todo el contenido depositado la plataforma, mismo que intercambiarse dentro o fuera de las organizaciones, independientemente de las aplicaciones y estándares de infraestructura que estas posean.
Módulos básicos
Document Management: Administra los documentos electrónicos (clasificación, versionamiento, formatos, seguridad, ubicaciones electrónicas.
Web Content Management: para la automatización de la generación, validación, transformación y publicación de contenido web, habilitando a usuarios de negocio a la generación de contenido sin necesidad de conocimiento técnico sobre tecnologías de html, php, asp entre otras, y si riesgo de que se publique contenido con diversidad de estilos o formatos.
Records Management: para el almacenamiento de largo plazo, automatización de la retención de la información, el cumplimiento de leyes o normas de clasificación y resguardo de documentos y expedientes, cumplimiento legal y cumplimiento de regulaciones de industria.
Document Imaging: módulo especializado para la captura, transformación y administración de documentos en papel.
Collaboration: Soporte para el compartir documentos y conocimientos a través de grupos de trabajo
Workflow: para soportar procesos de negocio de validación de documentos y asignación de tareas durante los procesos de creación, actualización o destrucción de documentos y/o contenidos.
Archivística y colaboración
Con la archivística se puede garantizar la correcta integración de los expedientes que integran los documentos controlados y normados por parte del Archivo General de la Nación y del Instituto Federal de Acceso a la Información, este módulo permite llevar un control tanto electrónico como físico de los documentos y los expedientes garantizando de esta manera su período de retención y su correcta clasificación en los archivos de trámite, concentración e históricos.
Por su parte, las soluciones colaborativas permiten a nuestros clientes establecer espacios virtuales de trabajo alrededor de procesos, conceptos, productos, marcas, proyectos u cualquier otro elemento que a la organización le represente una entidad valiosa y/o importante y de la cual participen distintos colaboradores internos o externos a la organización.
Entre algunas de las características de las plataformas colaborativas podemos mencionar las siguientes: Foros de discusión, Publicación contextual, Foros de votación, Cuartos virtuales, entre otras.
Audio, video y digitalización
Contamos con soluciones especializadas para el tratamiento de documentos o archivos técnicos de alta especialización como lo son el caso de los archivos de RichMedia (Audio y Video), esta solución permite dar un tratamiento especial a esta información satisfaciendo las necesidades de negocio de la empresas vinculadas a contenido digital de este tipo, a continuación se listan algunas características básicas de la solución.
Ingesta: Permite la ingesta de archivos de audio y vide a un repositorio central de consulta y administración de archivos considerando durante este proceso las siguientes bondades:
Análisis digital: La solución cuenta con la capacidad de analizar el contenido y extraer datos técnicos tales como pistas de audio, frame por segundo (fps), calidad de video/audio/imagen, entre otros datos técnicos del contenido ingestado.
Trascodificación: Proceso mediante el cual el archivo se puede convertir a otros formatos para distintos propósitos entre los cuales podemos mencionar el siguiente ejemplo: Al momento de ingestar un video de ALTA resolución, solución tiene la capacidad de crear una versión en resolución ESTANDAR y BAJA, para la consulta de este video a través de la intranet de la empresa o su publicación a través de internet, este proceso genérico de trascodificación también aplica para archivos de audio y/o imágenes si este es el caso.
Indexamiento: Proceso mediante el cual se clasifica la información digital para su posterior búsqueda y consulta en el sistema.
Vinculación entre archivos de alta y baja resolución: La solución cuenta con la capacidad de establecer una liga entre el contenido de ALTA resolución y todas las rendiciones ó trascodificaciones generadas de baja resolución, pudiendo entre otras funcionalidades consultar un archivo y visualizarlo en baja resolución y si es el correcto solicitar al repositorio de videos exporte el archivo de ALTA resolución asociado en algún dispositivo de almacenamiento externo.
Consulta y Streaming: La solución cuenta con la capacidad de consultar los archivos de RichMedia ingestados a través de metadatos y visualizarlos o escucharlos en el caso de Audio y Videos a través de reproductores digitales remotos utilizando la funcionalidad de Streaming.
Contamos con amplia experiencia en soluciones de Digitalización tanto en plataformas cliente servidor, como plataformas Web (para la digitalización a través de internet o la intranet empresarial), estas soluciones de digitalización ayudan a nuestros cliente durante el proceso completo de un servicio de digitalización masiva tal y como se menciona a continuación:
Ingesta: Permite la ingesta de documentos electrónicos/en papel (a través de escaners personales ó industriales) para procesamiento masivo de imágenes, con módulos instalados en sus equipos y/o bien sean a través de aplicaciones web.
Mejoramiento de Imagen: Aplica filtros para mejorar la calidad de la imagen del documento, elimina bordes negros o perforaciones en el papel, reduce el tamaño de archivos, ajusta la orientación del papel sin re-escaneo, corrige anomalías.
Clasificación: Aplica un reconocimiento del formato del documento identificando en base a este la metadata que aplica para la clasificación del documento y reduce el tiempo y costo de preparación de documentos.
Indexación: Reconoce los datos de cualquier parte del documento (Toda la página o un campo específico) a través de la lectura digital de texto del documento ingresado por: impresión de máquina, Manuscrito, Códigos de barra, o Marcas ópticas. Permite al usuario la clasificación manual de datos a través de pantallas de captura, o la conexión con sistemas externos para el llenado de información de manera automática Ej capturar el num de cliente y extraer de sistemas productivos datos como nombre, dirección, teléfono, entre otros para clasificar el documento ingresado.
Validación: Permite al usuario revisar y corregir los datos ingresados, bien sea a través de un proceso interno de los sistemas o de manera simultánea mientras el usuario ingresa la información. otra opción de validación es a través de búsqueda a Base de Datos externas, Por tipo de caracter: (Alfabético, numérico, etc.), Por formato Ej. (Fechas, número de teléfono, etc.), o por alguna lógica especial según el negocio.
Almacenamiento: Permite almacenar la información digitalizada y/o ingestada en el repositorio de documentos habilitando en este una seguridad apropiada al proceso o documento, y con la posibilidad de integrarse de manera natural con procesos de negocio a través de las tecnologías de BPM o Workflow según sea el requerimiento de negocio.
Casos de éxito
Conozca nuestro caso de éxito obtenido a través de esta solución