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Enero 2008
Política Digital, enero, 2008
Colaboración gubernamental a través de canales formales de intercomunicación electrónica
El Sistema de Control de Gestión de ECM Solutions efectúa con éxito la primera transacción a través de Internet que integra documentos electrónicos firmados digitalmente vía WebServices.
Durante el sexenio pasado, y con el auge que tomó la iniciativa de habilitar esquemas de "autoservicio" por Internet para los ciudadanos, la Unidad de Gobierno Electrónico y Política de Tecnologías dé la Información -dependiente de la Secretaría de la Función Pública- visualizó la necesidad de establecer sistemas automatizados que permitieran reemplazar a los aislados controles departamentales con el fin de incrementar la eficiencia en la comunicación al interior de las dependencias y establecer mecanismos para medir su desempeño en tiempo real.
Sin embargo, la visión fue más ambiciosa : Por qué no establecer sistemas de Control de Gestión que permitieran a las dependencias de la Administración pública “interactuar oficialmente” de manara electrónica ay brindarán la posibilidad de reemplazar al documento gubernamental (el cual debería incluir firmas y sellos) que es enviado físicamente y que tiene alto costo en tiempo para ser recibido con la otra dependencia?.
Como respuesta, la Subcocmisión de los Sistemas Automatizados de Control de Gestión –integrada por representantes de la SFP y de la SHCP- emite en 2005 los “Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestón”. Resulta irónico que algunas dependencias hayan recibido el Oficio firmado por el entonces C. Secretario de la Función Pública recordando la necesidad de implantara este tipo de soluciones hasta poco más de tres semanas posterior a la fecha de emisión del documento.
Este tema tiene tal relevancia que “traspasó” a la nueva Administración, ya que el Presidente Calderón refuerza en sus “Decreto de Austeridad” de diciembre, 2006 –en el apartado “De las medidas de modernización, eficiencia y reducción de costos administrados y de apoyo”. La necesidad de Implantar Sistemas de Control de Gestión Automatizados, incluyendo medios de identificación electrónica a fin de darle la “certeza jurídica “ al documento electrónico, garantizando así el “no repudio”.
Es evidente la importancia de implantar este tipo de solución tecnológica en todas las dependencias del gobierno con los objetivos de abatir los muy altos ( y la mayoría de las veces ocultos) costos administrativos, así como establecer mecanismos para medir e incrementar la eficiencia de la gestión pública, maximizar la reutilización de la información en formatos digitales de manera implícita establecer canales formales de colaboración e Interoperabilidad Electrónica entre las dependencias de la Administración Pública Federal.
ECM Solutions, empresa 100% mexicana, se ha orientado a apoyara desde su fundación a sus clientes en el buen uso y mejor aprovechamiento de la tecnologías de información. Para ello realiza un esfuerzo permanente de investigación sobre requerimientos existentes en el mercado.
Hace poco más de ocho años, la empresa detectó una gran necesidad en los tres niveles de Gobierno -federal, estatal y municipal- para contar con sistemas que apoyaran los procesos de gestión e interacción internos e interdependencias, para complementar de manera eficiente las estrategias y planes que tuviera cada uno de ellos. De esta forma se mejoraría significativamente su flujo de información, se agilizaría la toma de decisiones y sería más eficiente la atención y respuesta a todos los asuntos de índole administrativo que se manejan cotidianamente.
La visión de la solución se orientó a incorporar una plataforma tecnológica que permitiera a las dependencias ir habilitando diversas iniciativas electrónicas mediante la correcta administración de formatos electrónicos digitales tales como: "Oficina sin Papel", "Atención Ciudadana", "Gestión Archivística Electrónica", "Integración Libros Blancos", "Incorporación de Asuntos para Transparencia desde el SISI", "Publicación de Contenido a Intranets o a Sitios Web", entre otros. Para maximizar el aprovechamiento de la funcionalidad requerida, se integró a la suite de Administración de Contenidos Documentum, de EMC Corporation en la cual ECM Solutions tiene experiencia casi 10 años.
Es así como nace el sistema Integral de Gestión y automatización de Procesos (SIGAP), que está específicamente diseñado para controlar , gestionar y dar seguimiento a los asuntos derivados de solicitudes promovidas por diversas instancias externas o internas a las dependencias bajo el concepto de “oficina electrónica” garantizando al mismo tiempo a Organismos y Dependencias del Gobierno Federal el cumplimiento de las iniciativas del Gobierno Electónico que tienen el objetivo de elevar la eficiencia y la calidad del servicio público al mismo tiempo de disminuir costos operativos.
El principal factor que representa un beneficio para las dependencias del gobierno radica en la rapidez de implementación de la solución, ya que se han presentado implementaciones exitosas para las poblaciones de hasta 1,000 usuarios en poco más de cuatro semanas debido a que fue concebida como una solución parametrizable.
Desafortunadamente, en la actualidad sigue habiendo algunos esfuerzos por utilizara tecnología basada en herramientas de flujos de trabajo (wordflow) en soluciones de Automatización de Procesos de Negocio (BPM: Bussiness Process Management) sin éxito. Esto no se debe a que estas tecnologías sena malas, sino más bien a que la naturaleza de los asuntos registrados en el Sistema de Control de Gestión casi nunca seguirán la misma ruta de atención al interior de las dependencias. Cada oficio, cada nota informativa, minuta o invitación usualmente recorrerá caminos distintos, y cada uno con diferentes instrucciones y prioridades, situación que rompe con el esquema de los flujos de trabajo predefinidos.
Esta noticia fué originalmente publicada en el sitio de EMC México y puede ser consultada en su contexto original aqui >>