Nuestra solución de “Oficina Digital” está basada en el ECM Framework y es un modelo creado para mejorar dramáticamente la eficiencia en la oficina
Se logra reducir costos sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente por la reducción de la tala de árboles (desafortunadamente requerida para la fabricación de papel).
La “Oficina Digital” persigue cuatro objetivos principales:
1. Implementar una práctica para convertir documentos de papel a formato digital y al mismo tiempo fomentar la creación el uso y la administración de información exclusivamente en formatos electrónicos.
2. Publicar, compartir y consultar la documentación a través de medios electrónicos sin la necesidad de su impresión y manipulación física.
3. Automatizar la totalidad de los flujos de trabajo (formales e informales) de información Corporativa a través de modelos basados en la automatización de procesos, y fomentando el trabajo colaborativo basado en modelos electrónicos.
4. Dar certidumbre sobre la auditoría de los documentos integrando en ellos el uso de la firma electrónica avanzada.
Además, con ello se aumenta la certidumbre de los documentos haciendo uso de la firma electrónica.
Las ventajas de la implementación de nuestro modelo de “Oficina Digital” se extienden mucho más allá que la reducción de papel. La implementación de este modelo permite incrementar la productividad, lograr una reducción de costos a través del ahorro de espacios de almacenamiento, pero sobretodo de la disminución del tiempo de procesamiento gracias a la automatización de procesos para la toma decisiones así como la manipulación y recuperación de los documentos.
En esencia la solución busca mover la información lo más rápido y eficientemente posible para dar sustento a una óptima toma de decisiones en todos los niveles de la organización.
La seguridad también aumenta en una Oficina Digital ya que es posible de manera sencilla implementar servicios de firma electrónica, controlar quien tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la administración de lo que se denomina permisos de acceso.
La Oficina Digital sin duda resulta una solución con un alto retorno de la inversión, ya que reduce los costos de: administración, búsqueda y recuperación, impresión, distribución y almacenamiento de documentos basados en papel y permitiendo garantizar que nunca volverá a perder la documentación. Al implementar modelos de alta disponibilidad, es posible garantizar que la información persistirá aún ante en desastres tales como incendios o inundaciones.
Beneficios de nuestra oficina digital
- Permite obtener una drástica mejora en la gestión de los procesos sustantivos de negocio.
- Permite resguardar en el tiempo el aservo de información documental haciendo esta de la empresa y no de sus colaboradores.
- Mejora la calidad del servicio y permite lograr una drástica reducción de costos.
- Cuenta con un mecanismo de carga masiva de información al repositorio de administración documental.
- Ofrece la posibilidad de acceder al documento en el momento preciso y requerido, otorgando a nuestros clientes una mayor capacidad de respuesta.
- Integra la funcionalidad de Firma Electrónica Avanzada en los documentos para garantizar el no repudio de la misma, esto a travé de la funcionalidad de firma integrada por el ECM Framework.
- Habilita un mayor control y seguridad de la documentación.
- Provee mecanismos de integración de la plataforma de administración documental con SalesForce
Algunos de nuestros clientes satisfechos
Contamos con más de 200 millónes de documentos gestionados y miles de usuarios que avalan el uso de la oficina digital siendo utilizada hoy en día en organismos tanto público como privados.
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Casos de éxito
En nuestra trayectoria, hemos sido reconocidos con las mejores premiaciones nacionales e internacionales por nuestra gestión y apoyo a reconocidas instituciones.