AUTOMATIZANDO TU EMPRESA!
Eficiencia es nuestro objetivo.
Mejorando la productividad de tu empresa
con documentos y procesos electronicos
Nuestra solución de “Oficina Digital” está basada en un modelo creado para mejorar dramáticamente la eficiencia en la oficina y al mismo tiempo reducir costos sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente por la reducción de la tala de árboles (desafortunadamente requerida para la fabricación de papel).
Nuestra solución de "Oficina Digital" persigue tres objetivos principales:
- Implementar una práctica para convertir documentos de papel a formato digital y al mismo tiempo fomentar la creación el uso y la administración de información exclusivamente en formatos electrónicos.
- Publicar, compartir y consultar la documentación a través de medios electrónicos sin la necesidad de su impresión y manipulación física.
- Automatizar la totalidad de los flujos de trabajo (formales e informales) de información Corporativa a través de modelos basados en la automatización de procesos, y fomentando el trabajo colaborativo basado en modelos electrónicos.
Comparativa de Almacenamiento en Papel vs Electrónico
Almacenamiento en Papel
| Tipo de Documento | Páginas | Soporte | Espacio | Costo Anual |
|---|---|---|---|---|
| Externo (Correo, …) | 12,000 | 30 Archivadores | 0.5 m2 | 9.00 |
| Interno (facturas, listados, contratos) | 120,000 | 300 Archivadores | 5 m2 | 90.00 |
| Históricos | 1,625,000 | 4050 Archivadores | 68 m2 | 1,224.00 |
| Total USD | 1,323.00 | |||
Almacenamiento en Electrónico
| Tipo de Documento | Páginas | Soporte | Espacio | Costo Anual |
|---|---|---|---|---|
| Externo (Correo, …) | 12,000 | 1 CD-ROM | 12 cm2 | 2.16 |
| Interno (facturas, listados, contratos) | 120,000 | 1 CD-ROM | 12 cm2 | 2.16 |
| Históricos | 1,625,000 | 1 JukeBox | 0.5 m2 | 9.00 |
| Total USD | 13.32 |
|||
Se estima un costo de 18.00 Usd por M2 al mes.
Tiempo por Manipulación de un Documento en Papel vs Electrónico.
| Actividad | Gestión en Papel | Gestión Electrónica |
|---|---|---|
| Lectura y clasificación del documento | 2 min |
2 min |
| Digitalización | 0 min |
2 min |
| Distribución interna | 4 min |
1 min |
| Fotocopias | 1 min |
0 min |
| Archivo | 4 min |
0 min |
| Búsqueda para consulta | 4 min |
30 Seg |
| Nueva fotocopia | 1 min |
0 min |
| Re-Archivado | 2 min |
0 min |
| Total de Tiempo Invertido | 18 min |
5 min y 30 Seg |
Ventajas de la Oficina Digital
Las ventajas de la implementación de nuestro modelo de “Oficina Digital” se extienden mucho más allá que la reducción de papel. La implementación de este modelo permite incrementar la productividad, lograr una reducción de costos a través del ahorro de espacios de almacenamiento, pero sobretodo de la disminución del tiempo de procesamiento gracias a la automatización de procesos para la toma decisiones así como la manipulación y recuperación de los documentos. En esencia la solución busca mover la información lo más rápido y eficientemente posible para dar sustento a una óptima toma de decisiones en todos los niveles de la organización.
La seguridad también aumenta en una Oficina Digital ya que es posible de manera sencilla controlar quien tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la administración de lo que se denomina permisos de acceso.
La Oficina Digital sin duda resulta una Solución con un alto Retorno de la Inversión, ya que reduce los costos de: Administración, Búsqueda y Recuperación, Impresión, distribución y almacenamiento de documentos basados en papel y permitiendo garantizar que nunca volverá a perder la documentación. Al implementar modelos de Alta Disponibilidad, es posible garantizar que la información persistirá aún ante en desastres tales como incendios o inundaciones.
Beneficios al Implementar Nuestra Solución:
- Permitirá obtener una drástica mejora en la gestión de los procesos sustantivos de negocio
- Mejora la Calidad del Servicio y permite lograr una drástica reducción de costos
- Habilita un mayor control y seguridad de la documentación
- Al ser integrado a sus sistemas y soluciones de gestión de recursos empresariales tales como ERP’s, de la Cadena de Suministro y CRM’s permite elevar los índices de eficiencia.
Para mayor información haga Click aquí (liga a Integración con ERP’s)